Microsoft Excel е софтуер за електронни таблици, който позволява на потребителите да организират, форматират и изчисляват данни с формули, като използват система от клетки, разделени на редове и колони.
Разберете концепцията за падащ списък в Excel
Преди да навлезем в подробности за това как да създадем падащ списък в Excel, първо трябва да разберем напълно какво е падащ списък в Excel. Падащ списък, известен още като поле за отметка избор или падащо меню, е функция на Excel, която позволява на потребителите да избират стойност от предварително дефиниран списък.
Това е полезно в няколко ситуации. Например, ако въвеждате данни ръчно и има определени стойности, които са общи и се повтарят често, можете да създадете падащ списък за тези стойности, за да ускорите процеса на въвеждане на данни.
Подготовка на данни за падащия списък
Първата стъпка за създаване на падащ списък в Excel е да подготвите данните, които искате да се показват в списъка. Този списък може да включва всичко от списък с имена, градове, номера или всичко друго, от което се нуждаете.
Ето стъпките за подготовка на данните за падащия списък:
- Отворете Excel и създайте нова електронна таблица или използвайте съществуваща.
- В празна колона или ред въведете данните, които искате да се показват в падащия списък. Всеки запис трябва да бъде в отделна клетка.
След като сте въвели всички данни, можете да го изберете и да му дадете име чрез полето за име в горния ляв ъгъл.
Създаване на падащ списък
След като сте подготвили своя данни и вие сте им дали a име, можем да започнем процеса на създаване на падащия списък:
- Изберете клетката, в която искате да имате падащия списък.
- Кликнете върху раздела „Данни“ в лентата на главното меню.
- В групата „Инструменти за данни“ щракнете върху „Проверка на данни“.
Сега ще ви бъде представен прозорец „Проверка на данни“, където можете да конфигурирате правилата за избраната клетка.
Конфигуриране на правила за валидиране на данни
Последната стъпка в създаването на падащия списък в Excel е да конфигурирате правилата за валидиране на данни:
- В прозореца „Проверка на данните“ щракнете върху раздела „Настройки“.
- Под заглавието „Разрешаване“ изберете „Списък“ от падащото меню.
- В полето „Произход“ въведете името, което сте дали на вашите данни, и щракнете върху „OK“.
В този момент трябва да имате a падащ списък в Excel който отразява въведените данни. Можете да го тествате, като изберете клетката, в която сте конфигурирали падащия списък, и щракнете върху стрелката.
Използване и модифициране на вашия падащ списък
След като вашият падащ списък вече е създаден, можете да го използвате, като просто изберете произволна клетка със списъка и изберете запис. За да промените списъка или да промените данните за валидиране, просто повторете предишните стъпки.
Не забравяйте, че падащите списъци в Excel са инструмент за спестяване на време, който подобрява ефективността и точността на въвеждане на данни. Това е основно умение, което всички потребители на Excel трябва да знаят.
