Какво обикновено правим, когато искаме да защитим документ на Office? Повечето хора биха могли да отговорят, че тази задача се решава само ако компресираме съответния документ в някакъв формат (zip или rar) и зададем парола за заключване на получения файл.
Разбира се, това може да бъде добра мярка за сигурност, въпреки че не е това, което искаме да споменем в момента; Ако сте разпространили „вашата автобиография“ (или друг критичен документ) на различни контакти, може да искате да защити определен брой параграфи в него, това с цел никой да не може да "редактира тези секции", което може само да ви навреди. В тази статия ще ви кажем как да защитите както цял документ, така и параграф (или няколко от тях) на Office с парола.
Как мога да защитя целия документ на Office
На първо място, трябва да имате предвид, че офис пакетът, предложен от Microsoft, предложи голям брой нови промени, започвайки с версията 2010, което е може би първото ограничение, което ще предложим за момента, защото ако имате версия на Office 2007, за съжаление няма да можете да приложите определен брой трикове, които ще споменем по-долу.
Тъй като нашата цел е да се опитаме да заключете целия документ на Office с парола, Предлагаме ви да предприемете следните стъпки, за да постигнете тази цел:
- Отворете документа на Office, който искате да заключите с парола
- Отидете в менюто «архив» от горния ляв ъгъл
- Изберете опцията от «Запазване като«
- Изберете изходен формат като PDF
- Сега кликнете върху бутона, който казва «опции» който се намира малко по-надолу
- Ще се появи нов изскачащ прозорец.
- Изберете последното поле, което ще ви позволи да шифровате файла с парола.
След като продължите с последната стъпка, която споменахме, автоматично ще се отвори нов изскачащ прозорец, където ще трябва Въведете паролата, с която искате да защитите целия файл. Сега, ако искате да защитите само определен брой страници, в горната част на „опции» Можете да направите избор на тези страници, които да защитите.
Как да защитите отделен параграф от целия документ на Office
Въпреки че процедурата, която предложихме по-горе, е една от най-използваните и ефективни в момента, тя само ще ни помогне криптирайте целия документ и в най-добрия случай на няколко страници от него. В допълнение към това, трикът се прилага само когато искаме да запазим документа като PDF.
Това, което ще предложим в този момент, е възможността на eпопречи на някой да промени един или повече параграфи които са включени в същия документ; Полезността е голяма, тъй като ако сме изпратили важна информация, която не трябва да се променя от абсолютно никого (с изключение на хората, които искаме), тогава трябва да приемем трика, който ще предложим чрез следните стъпки:
- Отворете документа на Word, който искате да защитите
- Отидете до параграфа, който трябва да блокирате, така че никой да не го редактира
- От горната лента изберете «За преглед«
- Сега отидете на последната опция на лентата (тази, която казва ограничаване на редактирането)
- Лентата с опции веднага ще се появи от дясната страна.
- От втората опция изберете «грях cambios«
- От опцията, разположена малко по-надолу, изберете кой може да прави промени в параграфа, който сте избрали
- Изберете бутона, който казва «да, приложете защита«
- Сега дефинирайте парола и я потвърдете в изскачащия прозорец, който се появява
Поставихме екранна снимка по-горе, за да можете да имате лека представа какво сме предложили с тези стъпки. в "изключения» (като допълнителен режим) ще имате възможност да избирате хората, които могат да редактират защитените параграфи; Когато изберете връзката, която казва "още потребители", ще трябва да определите името на всеки от тях чрез неговото потребителско име или имейл.
Когато някой получи вашия документ, защитен в определен брой параграфи и искате да направите промяна, ще получите съобщение, че тази задача е невъзможна за изпълнение и ще се появи изскачащ прозорец, където ще трябва да въведете паролата, която сте дефинирали в една от стъпките.
